So gelingt Digitalisierung: Die EKM verwaltet ihre Fördermittel jetzt doppelt so schnell

Die Abkürzung "EKM" steht für "Evangelische Kirche in Mitteldeutschland". Sie ist eine von insgesamt 20 evangelischen Landeskirchen in Deutschland. Seit ihrer Gründung 2009 zählt sie heute rund 638.000 Mitglieder. Unter dem Dach der EKM sind verschiedene Organisationen, Vereine und Stiftungen vereint. Diese bieten Veranstaltungen sowie Schulungen an, veröffentlichen Publikationen und fördern darüber hinaus externe Projekte.

Eine dieser erwähnten Organisationen ist der "Bund der Evangelischen Jugend in Mitteldeutschland", kurz BEJM. Zu ihm gehören wiederum sieben Mitgliedsverbände, deren Arbeit der BEJM unterstützt. Pro Jahr bearbeitet und bewilligt der BEJM mehrere hundert Förderanträge. Viele weitere Organisationen der EKM tun es dem BEJM gleich. Neben der eigenen Arbeit verwalten und vergeben sie Fördermittel und ermöglichen somit diverse Projekte und Angebote. Wer kurz im Kopf überschlägt, merkt: Bei dieser Vielzahl an Organisationen kommen Unmengen an Fördermittelanträgen zustande. Das ist per se kein Problem. Dass es bislang keinen einheitlichen Weg gegeben hat, um all diese Fördermittel zu beantragen, zu verwalten und auszuzahlen, schon.

Erkennen, welche Steine im Weg liegen

Die Teilhabe von jungen Menschen an christlichen Angeboten zu verbessern: das ist das Ziel des BEJM. Dazu unterstützt er seine sieben Mitgliedsverbände dabei, Veranstaltungen und Angebote für die Arbeit mit Kindern, Jugendlichen und Familien zu finanzieren. Damit Geld fließen kann, ist ein Antrag auf Förderung notwendig. Bisher hat das so ausgesehen:

Die Fördermittelanträge erreichten den BEJM auf analogem Weg – ohne strukturierte digitale Unterstützung. Das bedeutete einen hohen manuellen Aufwand in der Verwaltung. Es gab auch unvollständige oder fehlerhaft eingereichte Anträge. Oder Ansprechpartner:innen waren nicht erreichbar. Oder die Antragsbearbeitung war ein unheimlicher Zeitfresser. Vor allem für die Abrechnung, die Datenerfassung und -übertragung sowie die Kommunikation mit den Antragstellenden ging viel Zeit ins Land. Zeit, die an anderer Stelle dringend gebraucht wurde. Und wird. Denn wie bei anderen kirchlichen Organisationen machen demographischer Wandel und strukturelle Änderungen auch vor der EKM nicht Halt. Deren personelle Ressourcen sollen dort zur Verfügung stehen, wo sie gebraucht werden: bei der Arbeit mit Menschen, nicht für bürokratische Abwicklungen.

"Unsere Fördermittelverwaltung war zu aufwendig und fehleranfällig. Bei Erstanträgen lag die Fehlerquote bei nahezu 100 %. Deshalb wendeten wir uns an Noahworks, um eine digitale Lösung und einen strategischen Partner zu gewinnen."

Köpfe zusammenstecken und Ideen schmieden

Um die Fördermittelverwaltung effizienter zu gestalten, hat der BEJM nach einer digitalen Lösung gesucht. Diese soll zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen. Erstens, die Verwaltung seitens der EKM zu verbessern und zweitens, die Antragstellung für die Mitarbeitenden in der Jugendarbeit zu erleichtern. Was dabei von Anfang an klar gewesen ist: Die digitale Lösung alleine ist kein Selbstzweck und kann vor allem kein Allheilmittel sein. Deshalb haben wir im ersten Schritt die Verantwortlichen ausgesuchter Organisationen der EKM an unseren Tisch geholt. In einem initialen Workshop haben wir alle wichtigen Anforderungen erarbeiteten, welche die neue Fördermittelplattform erfüllen muss.

Der Workshop, der zeitlich mit dem Beginn der Corona-Pandemie einhergegangen war, hat kurzentschlossen digital stattfinden müssen. Ein kleiner Vorgeschmack auf die Herausforderung, analoge Prozesse nun digital umzusetzen. Weil das problemlos geklappt hat, haben wir bereits kurz darauf das Konzept für die Umsetzung finalisiert.

Vereinheitlichung oder Individualität?
Am liebsten beides. 

Ausgestattet mit allen notwendigen Informationen, hat unser Entwicklerteam die spezifizierten Anforderungen in der Software „Noahworks“ umgesetzt. Ein Wunsch der EKM ist dabei die Möglichkeit gewesen, dass Noahworks zwischen verschiedenen Mandanten unterscheidet. Dadurch arbeiten verschiedene Organisationen in einem gemeinsamen System, können jedoch gleichzeitig bestimmte Komponenten individuell konfigurieren - Förderregeln und Berechtigungen beispielsweise.

"Die individuellen Bedürfnisse auf der einen Seite und einheitliche Prozesse auf der anderen Seite miteinander in Einklang zu bringen, war nicht immer leicht. Durch den regelmäßigen Austausch mit allen Beteiligten gelang es uns jedoch, die Anforderungen so umzusetzen, dass alle zufrieden sind.“

Kaum beantragt, schon ausgezahlt

Nach vollständiger Implementierung hat im Jahr 2022 eine intensive Testphase stattgefunden. Die Mitarbeitenden des BEJM haben die Software auf Herz und Nieren überprüft und das OK für den Produktivstart von Noahworks gegeben. Seitdem werden beim BEJM Fördermittel ausschließlich digital beantragt, verwaltet und ausgezahlt.

Der Erfolg kann sich sehen lassen: Ein vorläufiges Fazit zeigt, dass die neu geschaffenen Strukturen einen erheblichen Vorteil mit sich bringen - sowohl innerhalb der EKM als auch bei den Antragstellenden. Der BEJM schätzt, dass er im Vergleich zur analogen Abwicklung durch Noahworks gut die Hälfte seiner Arbeitszeit einspart. Das sind wertvolle Stunden, die die Kirche mehr zur Verfügung hat, um für die Menschen da zu sein.

"Vor Kurzem beantragte ein Kirchenkreis bei uns Fördermittel. Der Antrag wurde bei uns digital erfasst, sofort bearbeitet und an die Buchhaltung weitergeleitet. Der Kirchenkreis hatte in kürzester Zeit das Geld für sein Projekt. Anschließend rief mich der Mitarbeiter des Kirchenkreises sogar an und fragte, wie wir die Bewilligung so schnell abwickeln konnten. Das freute mich unheimlich.“

Ein Projekt mit Vorbildcharakter

Die EKM hat die Digitalisierung ihrer Fördermittelverwaltung in einem koordinierten Prozess umgesetzt. Und auf diese Weise eine einheitliche Fördermittelplattform geschaffen, die zu einer maßgeblichen Zeitersparnis in der Verwaltung beiträgt. Die beteiligten Stakeholder – allen voran die Antragstellenden – sind sehr zufrieden mit dem Ergebnis.

Die Reise hat aber erst begonnen. Während die bisher beteiligten Organisationen sukzessive in die Nutzung von Noahworks einsteigen, gibt es bereits weiterführende Pläne. Zum einen sollen – wie ursprünglich geplant – nach und nach weitere Organisationen innerhalb der EKM die digitale Fördermittelverwaltung einführen und nutzen. Zum anderen gibt es bereits konkrete Ideen, um die Plattform funktional weiterzuentwickeln. Wir freuen uns, dass dieses Vorhaben wieder in Partnerschaft mit Noahworks erfolgen soll.

Wie sieht die Fördermittelverwaltung in deiner Einrichtung aus?

Du hast in diesem Beitrag erfahren, wie die EKM ihre Fördermittelverwaltung digitalisiert hat. Wie sieht es eigentlich in deiner Einrichtung in diesem Bereich aus? Sind dir folgende Herausforderungen bekannt?

• Die Bereitstellung von Fördermitteln dauert zu lange, weil Kommunikationswege zwischen Fördermittelgeber und Antragstellenden heterogen und oft schlecht dokumentiert sind.
• Antragstellende haben zu wenig Zeit und machen Fehler, weil sie ihre Unterlagen, Belege und Berichte auf Papier, PDF oder per E-Mail einreichen. Vor allem unstrukturiert und durcheinander.
• Die Verwaltung von Fördermitteln erzeugt erheblichen Mehraufwand bei deinen Kolleg:innen, weil kein konsistenter Prozess besteht bzw. viele Medienbrüche innerhalb bestehender Prozesse vorherrschen.